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L'audit archivistique est une évaluation approfondie de vos pratiques actuelles en matière de gestion documentaire. Nos experts analysent vos processus, identifient les points faibles et les risques potentiels, et fournissent des recommandations sur mesure pour optimiser l'organisation, la conservation et l'accessibilité de vos archives. Cet audit vous aide à garantir la conformité aux réglementations et à améliorer l'efficacité de la gestion de vos documents.
Le service d'archivage physique et process inclut la gestion complète de vos documents papier. Nous assurons le classement, l'étiquetage, et le stockage de vos dossiers dans des conditions sécurisées et optimales. En outre, nous mettons en place des procédures de gestion documentaire claires et structurées, facilitant la récupération des documents lorsque nécessaire. Ce service est idéal pour les entreprises ayant des besoins importants en conservation de documents physiques.
Notre service d'archivage numérique comprend la Gestion Électronique des Documents (G.E.D) et le Système d’Archivage Électronique (S.A.E). Nous numérisons vos documents papier, les indexons et les stockons dans des bases de données sécurisées et accessibles. La G.E.D facilite la gestion courante des documents, offrant des outils pour le stockage, la recherche et la modification. Le S.A.E, quant à lui, assure la conservation à long terme des documents numériques avec des garanties de pérennité et d'intégrité, répondant ainsi aux exigences légales et normatives. Grâce à ces solutions, vos documents sont toujours accessibles, sécurisés et faciles à gérer.
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L’audit des archives a pour principal objectif d’étudier l’environnement ou le contexte documentaire de la société ainsi que la politique d’archivage à mettre en place.
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L’archivage physique représente l’ensemble des moyens physiques et organisationnels mis en œuvre pour garantir la sécurité, la disponibilité et l’intégrité des documents stratégiques et administratifs de votre entreprise.
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L’objectif d’un système d’archivage électronique est de recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives, au moyen d’une plate- forme informatique. A partir du moment où un document est intégré au SAE (Sysytème d’Archivage Electronique), il n’est plus modifiable, ce qui lui permet de conserver sa valeur probante (probatoire). La GED (Gestion Électronique des Documents) permet la numérisation, l’indexation, la recherche, la diffusion et l’archivage d’un document.
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Un fonds d’archives est un ensemble de documents produits ou reçus par une personne (ou une famille) ou une organisation (institution, entreprise, association) dans le cadre de son activité. La constitution d’un fonds d’archives repose sur le principe de respect des fonds. Les documents qui le composent doivent appartenir à la même entité physique ou morale. Tous les documents d’archives ont deux valeurs : une valeur d’information et une valeur de preuve.
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La dématérialisation consiste à remplacer les documents au format papier par des fichiers numériques. On distingue deux types de dématérialisation. La première, dite « duplicative », part d’un support papier existant pour produire unecopie numérique : c’est ce qui se produit lorsqu’on utilise un scanner. La seconde forme de dématérialisation est dite « native ». Là, pas de support papier originel, les fichiers sont directement générés par un logiciel informatique (une facture sera par exemple produite par un ERP, un bulletin de paie par une solution de gestion de la paie…).
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Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions. Où vont être transférées les archives ? Que faut-il déménager ? Comment calculer le volume de fonds à traiter ? Le mètre linéaire quèsaco ? Comment préparer le fonds des archives ? Le recollement des archives quèsaco ? Quel conditionnement pour le déménagement des archives ? Comment préparer les nouveaux locaux ?
"Chez Creatives Multiservices, nous nous engageons à fournir des solutions personnalisées, fiables et efficientes. Nous savons que chaque entreprise a des besoins uniques, et nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour concevoir des systèmes qui maximisent l'efficacité et minimisent le temps perdu à chercher des documents."
« Creatives Multiservices est votre partenaire de confiance pour la gestion et l’organisation de vos documents. Nous comprenons l’importance cruciale de maintenir vos documents en ordre et facilement accessibles, que ce soit pour des besoins professionnels ou personnels. C’est pourquoi nous avons créé une gamme complète de services visant à optimiser la gestion documentaire pour nos clients. »
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